Seit dem Handelsrechtsreformgesetz im Juli 1998 ist ein GmbH Geschäftsführer verpflichtet, sämtliche Veränderungen, die die Person der Gesellschafter oder den Umfang ihrer Beteiligung betreffen, dem Handelsregistergericht mitzuteilen.

 Weiter regelt der § 40 GmbHG Abs. 1, dass die Gesellschafterliste folgende Daten aller Gesellschafter zu enthalten hat: Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort sowie gezeichnete Stammeinnahmen. Dem Handelsregister sind diese grundsätzliche Gesellschafterliste, aber auch sämtliche Änderungen der Gesellschafterliste unterschrieben einzureichen.

Gesellschafterliste vor dem Handelsrechtreformgesetz

Schon vor dem Handelsrechtreformgesetz, also vor Juli 1998, bestand die Pflicht, die Gesellschafterliste und alle Änderungen einzureichen. Allerdings sind die Unternehmen dem sehr unzulänglich nachgekommen. Das konnte mit dem Handelsrechtreformgesetz geändert werden – was Sinn macht: Für mögliche Partner wie Lieferanten, potenzielle Kunden und so weiter kann größtes Interesse an der Gesellschafterliste bestehen, um zu erfahren, mit welchen Anteilen welcher Gesellschafter wie haftet. Eine Anmahnung fehlerhafter oder rückständiger Gesellschafterlisten lehnen die Registergerichte für gewöhnlich ab, weil die personellen Ressourcen dazu oft zu knapp sind. Im eigenen Interesse sollte jede GmbH mit ihren Geschäftsführern die Gesellschafterliste immer aktuell halten und jede Änderung unverzüglich an das Registergericht weiterleiten.

Gesetzliche Grundlage für die Gesellschafterliste

Die gesetzliche Grundlage der Gesellschafterliste ist im § 40 GmbHG geregelt. Der Inhalt von Abs. 1 wurde bereits eingangs erwähnt; Abs. 2 enthält zusätzlich die Regelung, dass die Haftung des Geschäftsführers einer Gesellschaft gegenüber dem Gläubiger einen Schaden nach sich ziehen kann, wenn bei der Gesellschafterliste nicht auf Aktualität geachtet wurde. Dabei wird von einer gesamtschuldnerischen Haftung ausgegangen. Damit ist die stetige Aktualisierung der Gesellschafterliste auch im Sinne des Geschäftsführers, der nicht immer auch Gesellschafter sein muss.